Was sind die Angaben zu PC & Tester?
Die Angaben zu PC & Tester sind grundsätzlich dazu da, die Informationen auf ausgegebenen Test- und Löschprotokollen sowie Zertifikaten mit eigenen, nicht maschinell auslesbaren Informationen anzureichern. Das könnte der für das Gerät zuständige Techniker sein, Ihr Firmenlogo oder auch interne Kennzahlen wie Ticketnummern oder Kundennummern. Die Angaben innerhalb der PC- & Tester-Info können jedoch auch für die automatische Generierung von Dateinamen oder E-Mail-Betreff verwendet werden. In den nachfolgenden Abschnitten erfahren Sie mehr darüber, wie Sie die PC- & Tester-Infos aktivieren, verwenden und spezielle Einsatzszenarien, bei denen Ihnen diese Angaben hilfreich sein können.
In welchen Programmen sind diese Angaben verfügbar?
Die PC- & Tester-Infos stehen in toolstar®testLX, toolstar®testWIN, toolstar®shredderLX und toolstar®shredderWIN zur Verfügung. Innerhalb dieser Programme können Sie den Dialog zur Eingabe der PC- & Tester-Infos direkt vor einem Dauertest aktivieren und in den allgemeinen Einstellungen Standardwerte festlegen.
Aktivierung des Dialogs innerhalb der Dauertests/Automatisierungsskripte:
Wenn Sie einen neuen Dauertest anlegen, oder eines der von toolhouse bereitgestellten Musterskripte anpassen, finden Sie unter dem Punkt “Beim Start” eine Checkbox um den Dialog für die Angaben zu PC & Tester vor jedem Start einzublenden. Sobald Sie diese Einstellung aktiviert haben und einen Dauertest/Automatisierungsskript starten, wird Ihnen dieser Dialog nach dem Start angezeigt. Hier lassen sich dann pro Dauertestlauf individuelle Angaben tätigen. Dabei werden die Standardwerte aus den allgemeinen Einstellungen beachtet/übernommen und können ggf. überschrieben werden.
Setzten von Standard-Werten in den Einstellungen:
Auf der Schnellstartseite (erste Seite nach dem Start) finden Sie einen Button für die Einstellungen. In dem darauffolgenden Menü gibt es eine extra Schaltfläche für die Angaben zu PC & Tester. Dort lassen sich Standardwerte festlegen, die dann auch in den Angaben zu PC- & Tester-Infos innerhalb der Dauertests/Automatisierungsskripte verwendet werden.
Position der Angaben zu PC- & Tester-Info in den Protokollen
Die Angaben der PC- & Tester-Infos stehen immer ganz oben in den Dokumenten und stellen den Header der Dokumente (Berichte, Protokolle und Zertifikate) dar. Nach den PC- & Tester-Infos stehen für gewöhnlich die Systeminformationen (wenn ausgewählt) und danach die Test- und Löschinformationen.
Vordefinierte Felder
Die PC- & Tester-Infos haben mehrere nicht veränderbare vordefinierte Felder und zusätzlich bis zu 20 individuelle Felder (siehe Abschnitt unten). Die vordefinierten Felder lauten:
- PC-Name (Automatisch aus dem Mainboard ausgelesen, oder manuell eingetragen. Hängt von der Einstellung ab.)
- PC-Seriennummer (Automatisch aus dem Mainboard ausgelesen, oder manuell eingetragen. Hängt von der Einstellung ab.)
- Firmenname (Name der Firma, die das Gerät testet oder ggf. auch der Firmenname des Auftraggebers)
- Tester-Name (Name des Technikers, der dieses Gerät getestet hat)
- Logo (Angabe des Pfads zur Logo-Datei)
Definieren von individuellen Feldern
In den PC- & Tester-Infos lassen sich bis zu 20 Felder mit individuellen Beschreibungen und Werten definieren. Mögliche Optionen wären zum Beispiel:
- Kundennummer
- Ticketnummer
- Abteilung
- Seriennummern von Peripherie wie zum Beispiel Aufnahmegeräten, Labeldruckern, etc.
- Name des Kunden (falls das vordefinierte Feld Firmenname anderweitig verwendet wird)
- Optischer Zustand des Geräts
Sie können zu jedem der 20 Felder eine Überschrift sowie einen Wert angeben. Der Wert sowie die Überschrift lassen sich ggf. bei jedem Dauerteststart individuell anpassen. Die Checkbox vor den einzelnen Feldern speichert die Eingabe als Voreinstellung. Sobald der Dauertest dann gestartet wurde, wird dieser Wert eingeblendet. Das könnte zum Beispiel das Präfix einer Ticketnummer sein, die immer mit dem Zeichen “#” beginnt. Zum Beispiel:
Innerhalb der individuellen Felder lassen sich auch Auswahllisten zur Standardisierung festlegen. Wie das funktioniert erfahren Sie in diesem Knowledgebase-Artikel.
Verwendung der Angaben als Informationsfelder
Grundsätzlich dienen die PC- & Tester-Infos als reine Informationsfelder für Informationen, die nicht maschinell ausgelesen werden können. Wie Sie im folgenden Abschnitt aber sehen werden, lassen sich diese Angaben in Kombination mit anderen Funktionen der toolstar®-Softwareprodukte kombinieren, um die Prozesse im eigenen Unternehmen zu standardisieren und optimieren.
Verwendung der Angaben zur Prozessoptimierung
Verwendung der Angaben im Dateinamen
In den toolstar®-Softwareprodukte lassen sich Variablen innerhalb von Dateinamen angeben. Diese Variablen werden direkt vor dem Speichern mit den jeweiligen Werten ersetzt. Die Variablen können entweder Teil des Dateinamens oder Ordnerpfads sein. Neben der aktuellen Zeit und Festplattenseriennummern, lassen sich auch die einzelnen Felder der PC- & Tester-Infos verwenden. Damit lassen sich automatisch Ordnerstrukturen inklusive passender Dateinamen erstellen.
Aufbau von automatischen Ordner- und Dateistrukturen im Netzwerk
Stellen Sie sich vor, dass Sie gerne für jeden Kunden auf dem Server einen Ordner anlegen würden und innerhalb dieses Kundenordners sollen alle Protokolle und Zertifikate einer Ticketnummer zugeordnet werden. Um diesen Fall umzusetzen können Sie innerhalb der individuellen Felder das Feld 1 als Kundennummer definieren und das Feld 2 als Ticketnummer. Bei jedem Start eines Dauertests lassen sich dann 2 individuelle Nummern eintragen und mit im Protokoll abspeichern. Ein Musterpfad um auf einem Server zu speichern und gleichzeitig diese Struktur anzulegen, könnte sein:
//Benutzername:Passwort@Server-IP/FreigabeVerzeichnis/%M1/%M2/Testprotokoll-%DD_%DM_%DY_%DH-%DI-%DS.pdf
Dieser Pfad würde sich basierend auf der oben genannten Annahme folgendermaßen auflösen:
//IhrName:IhrPasswort@192.168.253.99/Tests/KD3485/Ticket57362/Testprotokoll-21_09_2021_12-44-59.pdf
Die Software prüft automatisch, ob ein angegebenes Verzeichnis bereits existiert und speichert dort. Sollte das Verzeichnis nicht existieren, dann wird dieses automatisch angelegt. So würden bei einem komplett neuen Kunden 2 Verzeichnisse (Kundennummer und Ticket) und 1 PDF-Dokument angelegt werden. Bei einem bestehenden Kunden, würde nur noch das Verzeichnis für das neue Ticket und das PDF-Dokument erstellt werden.
Automatische Zuordnung in Ticketsystemen durch E-Mails
Wie oben beschrieben, können individuelle Felder und fest definierte Felder der PC- & Tester-Infos in Datei- und Ordnernamen angegeben werden. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, diese Angaben in E-Mail-Betreffen und Tests zu verwenden. Wenn Sie ein Ticket-System mit E-Mail Anbindung haben, lassen sich Protokolle so ganz einfach an bestehende Tickets anhängen. Dazu müssen Sie nur vor dem Start des Dauertests kurz die passende Ticket- oder Vorgangsnummer eingeben und im Anschluss wird die E-Mail mit dem für Ihr Ticketsystem passenden Text versendet und von Ihrem gewohnten System zugeordnet. Das spart Zeit und ist deutlich weniger fehleranfällig als die manuelle Zuordnung von Protokollen zu internen Vorgängen.
Kundenanfragen schneller bearbeiten und effizient abschließen
Die von Ihnen ausgedruckten und überreichten oder per E-Mail versendeten Protokolle und Zertifikate enthalten die von Ihnen definierten Felder und Werte. Wenn ein Kunde bei Ihnen auf Basis einem der Dokumente anruft, findet dieser sofort auf einen Blick die Ticketnummer sowie die Kundennummer. Damit lassen sich Kundenanfragen schnell und effektiv beantworten. Der Techniker im Geschäft kann mit diesen Angaben, zum Beispiel über den Windows-Explorer, ganz einfach im Netzlaufwerk nach der Ticket- oder Kundennummer suchen und hat sofort das selbe Protokoll wie der Kunde vorliegen. Und das ganz ohne die Anschaffung und die Kosten für weitere Softwarelösungen zur Verwaltung.
Einbinden des Firmenlogos in die PC- & Tester-Infos
Wie Sie Ihr Firmenlogo in Protokolle und Zertifikate einbinden können, erfahren Sie in diesem Knowledgebase-Artikel: Einbindung von Firmenlogos in toolstar®-Protokolle- und Zertifikate.
