In diesem kurzen Artikel finden Sie eine Aufstellung aller möglichen Einstellungen für die Löschzertifikate in toolstar®shredderLX und toolstar®shredderWIN.

Unterschied zwischen Protokoll und Zertifikat

In den Programmen toolstar®shredderLX und toolstar®shredderWIN gibt es grundsätzlich 2 Typen von Ausgaben. Das beiden Ausgaben heißen Berichte/Protokolle und Zertifikate. Berichte/Protokolle enthalten immer eine Übersicht über den gesamten Prozess. Zertifikate enthalten nur die Informationen pro Festplatte. Wenn Sie also zum Beispiel 4 Festplatten simultan löschen erhalten Sie im Anschluss einen Bericht/Protokoll mit allen 4 Festplatten und 4 Zertifikate (pro Festplatte ein eigenes Zertifikat). Die Zertifikate sind der Nachweis für eine erfolgreiche Löschung und sollten in jedem Fall archiviert werden. Die Berichte/Protokolle sind hauptsächlich für Sie gedacht, weil diese mehr Informationen enthalten (detaillierte SMART-Werte, eine Aufstellung aller Systeminformationen, eine Auflistung aller versuchten und durchgeführten Löschmethoden).

Die Einstellungen im Detail

• Dateiname und in Netzwerkfreigaben speichern
  Hier können Sie einen individuellen Dateinamen pro Löschzertifikat angeben. Bitte beachten Sie, dass dieser Dateiname für jedes Löschzertifikat verwendet wird. Sollten Sie also mehrere Festplatten simultan löschen müssen pro Festplatte unterschiedliche Dateinamen verwendet werden, damit diese sich nicht überschreiben. Am einfachsten lässt sich das durch Sonderfunktionen lösen. Der Standard-Dateiname ist bereits damit ausgestattet und lautet: shred-&HM0-%H0.pdf. Übersetzt lautet der Name dann: shred-[Modell der gelöschten Festplatte]-[Seriennummer der gelöschten Festplatte].pdf. Sie können statt einem Dateinamen auf eine Netzwerkpfad angeben um zum Beispiel in eine Windows-Freigabe zu speichern. Ein Pfad könnten zum Beispiel so aussehen: //BENUTZERNAME:PASSWORT@SERVER-IP/NAME_DER_FREIGABE/DATEINAME
• Lokale Kopie beim Speichern ins Netzwerk
  Sollten Sie in das Netzwerk speichern (wie oben beschrieben) wird automatisch eine Kopie davon lokal auf dem USB-Stick gespeichert. Das ist vor allem dann wichtig, wenn das Netzwerk kurzfristig nicht verfügbar ist. Dann haben Sie trotz eines Netzwerkfehlers eine Kopie des Zertifikats auf dem USB-Stick und müssen die Festplatte nicht erneut löschen.
• Hochladen auf einen FTP oder S-FTP-Server (nur im Dauertest verfügbar)
  Mit diesen Einstellungen können Sie das Zertifikat direkt auf einen FTP-Server hochladen. Wenn Sie zum Beispiel einen Kundenbereich auf der Homepage haben, können Sie mit dieser Funktion und in Kombination mit den Sonderfunktionen die Zertifikate automatisch einsortieren lassen.
• Mit einseitiger Systemübersicht
  Hier können Sie auswählen, ob eine einseitige Systemübersicht (auch in den allgemeinen Einstellungen individuell anpassbar) mit in das Zertifikat direkt nach den PC- und Tester-Infos eingefügt werden soll.
• Dokumenten-Fingerabdruck
  Der Dokumenten-Fingerabdruck (hier überprüfbar) stellt eine Art digitale, sichere und überprüfbare Dokumentensignatur da. Diese kann auf der toolhouse-Seite verifiziert werden.
  • Mit QR-Code
    Hier legen Sie fest, ob der Dokumenten-Fingerabdruck (hier überprüfbar) nicht nur als Rohdaten ausgegeben werden soll, sondern als QR-Code zum Einscannen mit aufgedruckt werden soll.
  • Mit großer Überschrift
    Diese Einstellung legt fest, ob über dem Dokumenten-Fingerabdruck (hier überprüfbar) eine große Überschrift stehen soll, um die Informationen mehr hervorzuheben.

• Unterschriftenfelder
  Hier können Sie bis zu 3 individuelle Unterschriftenfelder auf dem Zertifikat einfügen lassen. Wenn Sie das Dokument ausdrucken, können Sie direkt auf den Linien unterschreiben.

Tipps und Tricks mit den Sonderfunktionen der Dateinamen

• Automatische Ordnerstruktur
  Die Sonderfunktionen lassen sich auch innerhalb von Ordnerpfaden verwenden. So können Sie zum Beispiel die Löschzertifikate automatisiert in Ordner für Kundennummer, Ticketnummer, Asset-Nummer, etc. einsortieren. Sie müssen diese Informationen nur pro Löschzertifikat in den PC- und Tester-Infos festlegen.
• FTP-Kundenbereich automatisch pflegen
  Vergleichbar mit den Ordnerpfaden lassen sich mit den Sonderfunktionen auch FTP-Strukturen anlegen. Dadurch können Sie die Zertifikate automatisch in die richtigen Ordner auf Ihrem Webspace einpflegen. Dadurch lässt sich in Verbindung mit einem CMS-System und den PC- und Tester-Infos ein eigener Kundenbereich aufbauen und einfach pflegen.
• Ticketsystem mit E-Mail Funktion effektiv nutzen
  Sie können die Löschzertifikate auch per E-Mail versenden lassen. Sollten Sie ein Ticketsystem mit E-Mail Funktion verwenden können Sie die Zertifikate direkt an dieses senden lassen. Die Sonderfunktionen für Dateinamen lassen sich auf auf den Betreff und den Inhalt anwenden. So besteht die Möglichkeit in den PC- und Tester-Infos die Ticketnummer zu hinterlegen und diese später dann im Betreff zu referenzieren und dem Ticketsystem so eine automatische Zuordnung zu ermöglichen. Im Anhang der E-Mail befinden sich dann die Zertifikate.